Association « DECLIC A CHEVAL
Objectif Compétition »
Règlement Intérieur
Au 28 février 2009
Les cotisations Les montants des cotisations des membres adhérents à l'association sont proposés par le Bureau de
l'association et ratifiés en Assemblée Générale annuelle. Ils peuvent êtres reconduits comme tels ou
réévalués.
Les montants Pour l'année de la création de l'association, ils sont fixés à un minimum de 10¤ pour le 1er adhérent puis 5¤ pour le second d'une même famille.
Conformément aux termes de l'article des statuts établis, toute cotisation versée à l'association lui est définitivement acquise. Les cotisations doivent êtres versées au Trésorier ou au Président exclusivement en espèces ou par chèque bancaire ou postal expressément renseigné à l'ordre de « DECLIC A CHEVAL : Objectif Compétition », à défaut de tout autre moyen de paiement.
Cas de la primo adhésionLes cotisations des nouveaux membres sont versées au Trésorier simultanément à la remise du
bulletin d'adhésion. L'admission d'un nouveau membre ne peut être prononcée tant que la cotisation
n'a pas été perçue, étant entendu que le paiement partiel n'entame en rien la procédure. La simple
remise du bulletin d'adhésion ne suffit pas à déclarer l'adhérent comme membre à par entière de
l'association.
Cas du renouvellement d'adhésionLes cotisations sont valables pour une durée d'une année. Chaque membre se voit adresser un rappel
lorsque sa cotisation arrive à échéance pour son renouvellement.
Adhésion de membresToute personne désirant adhérer à l'association devra préalablement remplir un « Bulletin
d'Adhésion (BA) » qu'elle pourra obtenir:
• en contactant tout membre du bureau de l 'association
• sur tout autre support papier de l'association
L'adhésion à l'association implique de la part du nouveau membre « la reconnaissance pleine et
entière des buts et valeurs de l'association « DECLIC A CHEVAL : Objectif Compétition » tels qu'ils sont expliqués dans les statuts et de toutes les règles de fonctionnement établies dans le règlement intérieur. »
Bulletin d'adhésion:Le nouvel adhérent devra renseigner le bulletin d'adhésion suivant des champs obligatoires et des
rubriques facultatives. Ce bulletin devra être signé de sa main.
Pour les adhérents mineurs, une partie spécifique sera également à remplir par leur représentant
légal et signé par lui, autorisant expressément le mineur à participer à l'ensemble des activités de
l'association.
Les champs obligatoires sont:
Champs Obligatoires
Contenu
État Civil
Nom, Prénom, Date de naissance.
Domiciliation
Adresse Postale, N° de téléphone (si existe)
Adresse de courrier électronique Email(s) si existe(nt)
Nature de l'adhérent
Personne physique ou morale.
Documents pouvant êtres fournis:
En outre, certains documents peuvent se révéler obligatoires pour adhérer à l'association.
Aucune pièce d'identité ne sera réclamée lors de l'inscription d'un nouveau membre ; cependant,
tout bulletin d'inscription devra être signé par le nouveau membre validant une déclaration sur
l'honneur engageant sa responsabilité:
« Je soussigné ......... reconnais avoir pris connaissance des Statuts et du Règlement Intérieur de
l'association « DECLIC A CHEVAL : Objectif Compétition » et y adhérer dans leur intégralité. En outre, je déclare n'avoir
volontairement communiqué aucune information incomplète, fausse ou erronée au Bureau de
l'Association, notamment en ce qui concerne mon état civil, mes lieux et dates de naissance, ou de
nature à induire en erreur la gestion administrative de l'association. »
Sauf cas exceptionnel dont la valeur est laissée à l'appréciation du Bureau, ou du Conseil
d'Administration, ou de l'Assemblée Générale, tout adhésion ayant satisfait aux conditions et
obligations cidessus énoncées, (cad bulletin d'adhésion complet, cotisation versée, pièces
nécessaires fournies ...), est déclarée acceptée et valide immédiatement.
L'exploitation informatique des ces renseignements fait l'objet de la création d'un fichier exploitable
dans une base d'annuaire soumise à la déclaration préalable auprès de la CNIL. Aussi, tout membre
a librement accès en contrôle aux données personnelles le concernant, par tout moyen technique qui
sera alors validé et rendu disponible. Cette information sera précisée sur le BA.
L'adhésion des membres honoraires se fait sur proposition du Bureau. Les membres honoraires sont
exonérés de cotisation. Le renouvellement de leur adhésion d'un exercice à l'autre est laissé à la
seule appréciation du Conseil d'Administration.
Avantages rattachés à la qualité de membres:Dès création du site, les statuts de l'association ainsi que le présent règlement intérieur sont à la disposition de toute
entité, membre ou non, aux formats « html » ou compatibles et pdf sur le site web de l'association . Aucune copie papier n'est remise aux membres en raison des lourdeurs budgétaires que cela engagerait.
Perte de la qualité de membreDans tout les cas, l'exclusion d'un membre est un événement majeur de la vie de l'association.
L'exclusion est définitive.
Motifs d'exclusion:
Conformément aux termes de l'article 8 des Statuts, l'exclusion d'un membre ne peut être prononcée
que par le Conseil d'Administration pour les motifs suivants:
•détérioration intentionnelle de matériels physiques ou logiques
•comportement manifestement et intentionnellement dangereux
•propos désobligeants envers d'autres membres de l'association
•propos désobligeants envers des tiers en relation avec l'association
•comportement portant atteinte à l'image et à l'éthique de l'association
•non respect des statuts et du règlement intérieur
•malversation impliquant l'association
Cependant, comme il est manifestement impossible d'envisager exhaustivement l'ensemble des cas
de figures, le Conseil d'Administration a toute latitude pour intervenir et engager une procédure
d'exclusion pour tout acte grave et délibéré qui engagerait l'association ou l'un de ses membres
contre son fait.
Tout comportement autre que ceux énoncés mais qui représenterait un danger pour tout bien
quelque soit sa nature (physique, écrit, logique etc.), toute personne, image, travail, buts et éthique
de l'association ; de manière générale tout acte, écrit, parole, qui mettrait en péril l'association dans
son entité propre, dans sa survie et son intégrité serait considéré comme sujet à engager une
procédure d'exclusion.
Tout comportement en relation avec les points cidessus énoncés doivent être immédiatement portés
à la connaissance du Bureau. En cas d'évènements dont la gravité sera laissée à l'appréciation du
Président de l'association, ou de son pouvoir, le membre concerné peut être suspendu de toute action
et mandat dans l'attente de la réunion du Conseil d'Administration devant statuer.
Le Conseil d'Administration statue souverainement à la majorité de 50% + 1 des voix exprimées.
Procédure détaillée:Toute procédure d'exclusion est portée à la connaissance du membre concerné dans un délai de 15
jours avant la date retenue pour la réunion du Conseil d'Administration, par courrier postal en
recommandé et accuséréception valant convocation.
Les motifs retenus doivent être clairement énoncés. Le membre concerné peut s'il le désire se faire
assister par tout autre membre de l'association, à l'exclusion bien entendu d'un membre appartenant
au Conseil d'Administration.
Le membre concerné a le droit de réponse écrite auprès du Conseil d'Administration, réponse devant
être adressée au Bureau de l'Association.
La session est confidentielle et donc non publique. Le Conseil d'Administration délibère à l'issue de
l'entretien, hors la présence du membre. La décision est alors communiquée au membre dans un
délai de 7 jours: •
Par courrier postal simple en cas de non exclusion.
•Par courrier recommandé avec AR en cas d'exclusion prononcée.
En cas d'urgence manifeste, le Bureau de son autorité propre ou saisi par le Conseil
d'Administration pourra procéder à la suspension immédiate des activités du membre concerné dans
l'attente d'explications écrites et ou de la réunion du Conseil d'Administration.
Si le membre concerné fait partie du Bureau, sa suspension doit être décidée par la majorité relative
des autres membres de l'instance. Les suspensions prennent effet immédiatement après notification
à l'intéressé.
Les fonctions du membre du Bureau sont alors attribuées naturellement à l'adjoint qui aura
éventuellement été désigné, ou à défaut à un adjoint qui sera alors nommé provisoirement par le
Conseil d'administration.
Le membre exclu ne pourra pas prétendre à l'effacement complet de toutes les données le
concernant au sein du fichier des adhérents de l'association, les champs Nom, Prénom et date de
naissance demeurant nécessaires (champs non nul) pour éviter une réinscription ultérieure,
notamment en cas de changement majeur dans la composition du Conseil d'Administration. Tout
autre renseignement sera supprimé et le membre exclu pourra en demander l'accès pour vérification.
Tout travail de quelque nature que ce soit qui aurait été réalisé par ou en collaboration avec le
membre exclu restera définitivement acquis à l'association. Le membre exclu pourra néanmoins
demander que son nom puisse être soit maintenu, soit supprimé dans les crédits.
Si l'exclusion du membre n'est pas prononcée, celuici reprend alors de droit les charges et fonctions
qui étaient siennes.
Exclusion pour non paiement de cotisation:Un seul et unique cas d'exclusion est du ressort du Bureau: le non paiement du renouvellement de
l'adhésion dans les délais prévus. Il s'agit ici d'une procédure simple de démission.
L'exclusion pour non paiement de la cotisation n'étant pas une exclusion pour faute grave, elle ne
s'applique pas à vie. Aussi, tout membre concerné à la possibilité de reprendre une adhésion
normale. Cependant, s'il était chargé d'un mandat électif lors de son exclusion, il ne peut alors plus
prétendre reprendre ce dernier de droit. Une élection concernant le mandat est alors à organiser,
élection à laquelle le membre aura tout loisir de se représenter.
Démission d'un membre:Un membre de l'association peut démissionner à tout moment de la vie associative. Il devra remettre
par lettre simple sa décision, motivée ou non, au Président du Bureau.
Son adresse de courrier électronique l'affiliant à l'association sera désactivée ainsi que tout accès
électronique aux données et services gérés par l'association.
Le membre démissionnaire ne pourra prétendre à l'effacement complet de toutes les données le
concernant au sein du fichier des adhérents de l'association. Tout travail de quelque nature que ce
soit qui aurait été réalisé par ou en collaboration avec le membre démissionnaire restera
définitivement acquis à l'association.
Le membre démissionnaire conserve la possibilité de renouveler son adhésion auprès de
l'association à tout moment. S'il était titulaire d'un mandat en cours, celui ci serait alors proposé à
nouveau à une élection normale au sein de l'association.
Remarque sur les cotisations:Que ce soit en cas de décès, d'exclusion ou de démission, les cotisations versées restes intégralement
acquises à l'association. Aucun membre ou ayant droit ne saurait faire valoir le remboursement de
tout ou partie du moment de la cotisation.
Élection du Conseil d'Administration:Les fonctions et la composition du Conseil d'Administration sont détaillées dans le chapitre 11 des
statuts.
Composition:Le Conseil d'Administration est composé d'un minimum de 5 membres pour un mandat
reconductible de 1 an.
Renouvellement des membres:Chaque année, l'Assemblée Générale renouvelle 100% du Conseil d'Administration. Cependant, en
cas de démission ou d'exclusion d'un des membres du Conseil d'Administration, une Assemblée
Générale extraordinaire sera convoquée pour élire un remplaçant et permettre de conserver
l'équilibre impair du nombre d'administrateurs. Le nouvel administrateur est alors élu pour la durée
restante du mandat du membre qu'il remplace.
Exemple: En cas de démission d'un membre à l'issue de 3 mois au cours de l'année de session, le
nouvel administrateur est élu pour la durée restante, soit 9 mois .
Le nombre d'administrateurs peut être utilement augmenté à la condition qu'un total impair de
membres du CA soit respecté. A ce titre, le nombre d'administrateurs ne peut être augmenté que sur
la décision de l'Assemblée Générale.
Conditions d'éligibilité:Les conditions pour être élu au Conseil d'Administration sont les suivantes:
•Être membre fondateur, actif ou honoraire.
•Être à jour de ses cotisations.
•Être âgé de 15 ans minimum.
•Ne pas être sous le coup d'une procédure engagée pour exclusion.
Élections et scrutin (sauf Assemblée Générale Constitutive) :L'élection et le renouvellement des administrateurs se déroulent lors du déroulement de l'Assemblée
Générale de l'association.
Chaque membre le désirant doit faire connaître sa candidature aux postes vacants ou allant le
devenir dans les meilleurs délais après réception de l'avis d'Assemblée Générale et avant les 7 jours
précédent sa réunion.
L'avis de candidature doit être envoyé au Président de l'Association par tout moyen de
communication et notamment par courrier électronique. La candidature du membre sera portée à
l'ordre du jour de l'Assemblée Générale.
L'élection des administrateurs se fait par un scrutin:
•à bulletins écrits et secrets.
•à la majorité relative des voix exprimées.
Exemple: lors d'une Assemblée Générale comprenant 20 membres, un candidat au poste
d'administrateur qui récolterait 10 suffrages pours, 5 contres et 5 non exprimés serait élu.
Session du Conseil d'Administration (CA):
La réunion du Conseil d'Administration se déroule conformément aux termes de l'article 11b des
statuts.
Calendrier et saisine du CA:Sessions du CA, en session extraordinaire, chaque fois que 1 membre du Conseil d'Administration le demande ou chaque fois que 25% des membres de l'association hors les administrateurs le demandent ou à la demande expresse du Président du Bureau.
Organisation des sessions:
Les sessions ordinaires et extraordinaires du CA sont organisées par le Bureau sous la responsabilité
de son Président et sont calquées sur l'organisation des Assemblées Générales.
Les sessions ordinaires font l'objet d'une élaboration d'un ordre du jour établi par le Bureau de
l'association et transmis pour courrier électronique ou tout autre moyen aux administrateurs dans un
délai raisonnable (15 jours) avant la tenue de la session.
Les demandes de réunion du CA en session extraordinaire sont à transmettre impérativement au
Président du Bureau par tout moyen de communication, le courrier électronique devant être la
solution préférée, portant expressément, lisiblement et dans le détail les raisons motivant la requête.
La demande venant du Président du Bureau doit être communiquée aux administrateurs portant
expressément, lisiblement et dans le détail les raisons motivant la requête.
Déroulement de la session:Toute session du Conseil d'Administration est déclarée ouverte et valide à partir de la présence d'un
minimum de 3 administrateurs.
A l'ouverture de la session, le Secrétaire du Bureau devient le Secrétaire de Session, et est
notamment chargé d'élaborer le procèsverbal de compte rendu de session.
L'ouverture de session débute impérativement par une présentation par le Bureau des activités de
l'association en général, et plus particulièrement sur l'activité et les engagements financiers décidés
par le Bureau.
L'ordre du jour est alors abordé, et enfin des questions diverses peuvent êtres engagées.
L'ordre du jour du Conseil d'Administration peut porter sur la définition et la tenue d'objectifs, sur
les engagements, partenariats, difficultés rencontrées etc. dans le déroulement des missions que
l'association s'est fixé, et en veillant au respect de cellesci au regard des statuts.
Session Normale :
•
présentation des engagements financiers
•
définition des objectifs de l'association
•
questions diverses
Session exceptionnelle :
•
en fonction des évènements qui auront motivés la réunion du CA.
Le compte rendu de la session du Conseil d'Administration est rédigé par le Secrétaire du Bureau, et
est transmis ultérieurement par courrier électronique et diffusé sur le site web de l'association.
Le Bureau de l'Association.
Composition du BureauLe bureau de l'association est composé d'un Président, d'un Trésorier et d'un Secrétaire et leurs adloints. Le président et le trésorier ainsi que leurs adjoints doivent être majeurs.
Élections et scrutinsLe Bureau est élu par les Administrateurs de l'association. Les membres du Bureau sont élus parmi
les membres du Conseil d'Administration, pour un mandat reconductible de 1 an.
L'élection des membres du Bureau se fait par un scrutin:
•
à bulletins écrits et secrets.
•
à la majorité relative des voix exprimées.
Les prérogatives et rôles des membres du Bureau sont tels qu'expliqués dans les statuts.
Les Assemblée Générales (article 13 des
statuts)
réunion normale / réunion exceptionnelles
Réunion dite normale, Minimum 1 fois par an
Réunion exceptionnelle, sur demande aussi souvent que nécessaire
Origines des réunions exceptionnelles :Président du Bureau
50% + 1 Administrateurs
25% + 1 des adhérents
organisation des AG
Convocations: Les convocations sont envoyées aux membres par le Bureau par tous moyens de communication
postal ou électronique au moins 15 jours avant la tenue de l'Assemblée Générale.
Les convocations doivent impérativement préciser les éléments suivants:
l'ordre du jour initial proposé la date de l'Assemblée Générale la forme et lieu de l'Assemblée Générale
Domaine des AG: l'Assemblée Générale statue dans des domaines obligatoires et accessoires :
l'Assemblée Générale annuelle a obligation de recevoir les rapports d'activité et financier de l'année
écoulée, étudie la nécessité de modifier ou non les cotisations des membres. l'Assemblée Générale
procède au renouvellement du tiers des membres du Conseil d'Administration dans les conditions
prévues par le Règlement Intérieur. l'Assemblée Générale statue sur des points autres que ceux
précédemment établis, inscrits à l'ordre du jour.
Ordre du jour. L'ordre du jour est initialement établi par le Conseil d'Administration et le Bureau.
Tout membre a ensuite la possibilité dès réception de sa convocation et dans un délai de 7 jours
avant l'Assemblée Générale, par tout moyen de communication postal ou électronique, d'informer le
Conseil d'Administration de l'association qu'il souhaite voir porté à l'ordre du jour un sujet
particulier.
Toute demande sera alors portée à la connaissance du Conseil d'Administration qui statuera sur
l'opportunité de porter les demandes à l'ordre du jour.
Déroulement des AG: Ouverture de l'AG A l'ouverture de l'Assemblée Générale, chaque membre présent devra émarger
une feuille de présence. Le Président du Bureau présentera alors l'ordre du jour détaillé aux
membres réunis.
Chaque point sera alors présenté et se verra terminé par un temps de parole des membres offrant la
possibilité d'un débat démocratique sur les sujets abordés.
Droit de vote et candidature : L'association étant réputée ouverte, le droit de vote est par essence
accordé aux membres mineurs, quelque soit leur âge.
Cependant, pour des raisons de bon sens et de capacité juridique, les membres mineurs sont
déclarés inéligibles, et ne sauraient donc prétendre à être élus au Conseil d'Administration.
Validation des décisions : Les décisions de l'Assemblée Générale sont prises à la majorité des
membres présents ou représentés ayant qualité pour voter.
Toutes les délibérations sont prises à la main levée des voix pour, contre et abstention, à l'exception
du scrutin de renouvellement des membres du Conseil d'Administration.
Quorum : Pour que les décisions de l'Assemblée Générale soient validées, un quorum de présence
est fixé à 25 % des membres + 1 membre de l'association à jour de leurs cotisations. Si le quorum
n'était pas atteint, l'Assemblée Générale réunie se déclarerait alors incompétente et charge serait
donnée au Bureau d'organiser une nouvelle Assemblée Générale dans un délai maximum de 30
jours.
Si lors de cette seconde organisation le quorum n'est pas encore atteint, l'Assemblée Générale se
déclarera cependant compétente et statuera en toute légalité.
Une feuille de présence sera établie et émargée par la totalité des membres présents, faisant
apparaître les membres représentés et à laquelle seront annexés les pouvoirs. Cette feuille sera
certifiée par le Président du Bureau et par un membre extérieur au Bureau et au Conseil
d'Administration.
Le Secrétaire du Bureau rédigera le procèsverbal de réunion de l'Assemblée Générale, et inscrira
aux registres adhoc les mentions nécessaires. Copie de cet acte sera transmise ultérieurement dans
les meilleurs délais à l'ensemble des membres de l'association sous forme de compte rendu.
Modifications des statuts et du règlement
Intérieur.Les statuts ne peuvent êtres modifiés que dans les termes qu'ils ont eux mêmes exprimés.
Le Règlement Intérieur peut lui être aisément modifié selon les besoins de l'Association en
Assemblée Générale, dans les termes prévus par les Statuts, et à la condition que les modifications
ne dénaturent, n'altèrent ou ne remettent en cause les principes fondateurs de « DECLIC A CHEVAL : Objectif Compétition ».
